Een geslaagde teambuilding start met communicatie

Veel leesplezier!

communication is king


1. Richting deelnemers

Planning, organisatie en uitnodigingen zijn de start van een goede teambuilding. Eens je hebt uitgevogeld welke activiteiten een meerwaarde kunnen betekenen voor je bedrijf dien je de deelnemers warm te maken. Kies je voor het verrassingseffect of wil je liever dat iedereen weet waar hij aan toe is? 

Zorg er in alle scenario's voor dat iedereen weet waar, wanneer en met welke spullen ze er dienen te staan. Verkeerd gekleed zijn voor een bepaalde activiteit of niet over de juiste informatie beschikken is de basis van een hele hoop frustratie. Het kan je teamdag al doen fout lopen nog voor die is begonnen. 

Hoe pak je dit nu aan?

  • Zorg voor een drie tal communicatie momenten.
  • Beslis wat je gaat communiceren (wat, waar, wanneer, waarom en hoe)
  • Zorg dat de nieuwe communicatie een samenvatting meegeeft van de vorige communicatie. Het heeft geen zin om al je informatie te verspreiden in drie mails. De eerste mail is een uitnodiging waarin je het wanneer vermeld. De tweede mail, geef je een herinnering en zet je het waar. De derde mail, vat je alles samen en vermeld je het wat en of er speciale zaken zijn die de deelnemers zelf moeten voorzien. 
  • Zet indien mogelijk alle communicatie op een server waar iedereen vlot aankan. 
  • Plan precies wanneer je welke mails gaat versturen. De laatste mail is ongeveer twee weken voor het event. Als er dan speciale benodigdheden zijn kunnen de deelnemers deze nog voorzien. 


2. Richting organisatoren

Hier komen wij in het verhaal! Heel vaak krijgen we speciale vragen, hopen bedenkingen en soms ook spanning over ons heen. Graag vermeld ik er als organisator dat we pro's zijn. We doen niets anders dan teambuildings organiseren. We weten wat werkt en waarmee je deelnemers meetrekt in een teambuilding. 

Uiteraard gaan we met 100% goesting in op al jouw vragen en bedenkingen.

Maar op een bepaald moment dienen we wel tot de kern te komen. Voor ons bestaat deze uit drie zaken die cruciaal zijn om te weten.

  1.  Waar
  2. Wanneer
  3. Hoeveel deelnemers
  4. Contactpersoon(en) ter plaatse of tijdens de organisatie

Dit is TOP prioriteit! Eens we dit hebben kunnen we naar de volgende stap. 

De invulling

we zien medewerkers met hopen super leuke ideeën om te doen in een dag. Heel vaak krijgen we een hoop ongestructureerde info in onze mailbox waarin vragen over kostprijs, verwachtingen, bedoelingen en wensen staan. Uiteraard managen we dit allemaal, en zorgen we dat deze info tot gestroomlijnde planning wordt verwerkt. Maar het is in uw voordeel en het onze om deze info op voorhand te structureren. Het zorgt voor een sneller en accuraat georganiseerd project. We trachten onze projecten te organiseren aan de hand van 4 contact momenten. 

  1.  Eerste contact: U geeft ons het idee, de bedoeling en verwachtingen. Hierin polsen we ook of onze diensten jouw verwachtingen tegemoet komen. 
  2. De offerte: Wij toveren al deze informatie om naar een uitgewerkt voorstel. Hierin vind je alle detailles verloop van de dag, waar, wanneer, factuuradres, leveradres, plan van aanpak, etc. 
  3. Overleg (via zoom): U beslist of u op ons voorstel ingaat of niet en/of er nog aanpassingen dienen te gebeuren. U tekent daarna deze offerte. Onze offerte kan je vergelijken met een contract waarin alle voorwaarden en detailles staan.
  4. Een week op voorhand krijgt u nog een telefoontje waarin we vlug alles overlopen. Om 100% zeker te zijn dat we alles juist hebben. 

Hierna staat alles in de startblokken om je teamdag te laten knallen! Wij zorgen voor de organisatie, u heeft de dag zelf de tijd om met een gerust hart alles mee te volgen. 


We sluiten ons artikel af met een cheesy quote: 

Not everything that can be counted counts, and not everything that counts can be counted.

Reactie plaatsen